Với quy mô cùng cơ cấu tổ chức không quá phức tạp, các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang là xu hướng kinh doanh phổ biến nhất hiện nay. Tuy nhiên, làm thế nào để quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ hiệu quả cũng là câu hỏi khiến các nhà lãnh đạo, quản lý gặp nhiều khó khăn.
Trong bài viết dưới đây, MISA AMIS sẽ giúp bạn làm rõ một số vấn đề hiện trạng cũng như đề xuất cách cải tiến cách thức quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ tối ưu hơn.
I. Tổng quan về hoạt động quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay
Trong những năm gần đây, thị trường Việt Nam đã chứng kiến sự thay đổi mạnh mẽ về mọi mặt, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp vừa và nhỏ phát triển. Doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện chiếm đến 96,7% tổng số doanh nghiệp cả nước.
Đây là các tổ chức, công ty có số vốn đầu tư thấp, bộ máy nhân sự đơn giản, tính hệ thống và phân cấp không cao. Các khoản doanh thu từ sản phẩm hay mục tiêu đề ra cũng chỉ thuộc mức trung bình, trung bình thấp.
Doanh nghiệp vừa và nhỏ hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực xây dựng, chế biến, chế tạo, công nghiệp ô tô, vận tải, tài chính – ngân hàng… Họ khẳng định vai trò của mình bằng cả số lượng, quy mô cùng tiềm năng bứt phá trong tương lai.
Mặc dù có khả năng đáng kỳ vọng, việc quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn là bài toán “khó nhằn” cho người đứng đầu. Loại hình doanh nghiệp này thường phải đối mặt với những khó khăn như:
- Doanh nghiệp vừa và nhỏ thiếu nguồn lực cạnh tranh trong ngành. Nó không chỉ là vấn đề tài chính, nhân sự mà còn nằm ở kinh nghiệm và uy tín thương hiệu. Ví dụ, nếu khách hàng có 3 ứng cử viên khả năng tương đồng nhưng thâm niên khác nhau, họ có xu hướng chọn doanh nghiệp có thâm niên lâu hơn để hợp tác.
- Các doanh nghiệp mới hầu như chưa xây dựng bộ quy trình vận hành rõ ràng. Đội ngũ nhân viên mất nhiều thời gian thực hiện một công việc, doanh nghiệp lãng phí nhiều tài nguyên, ngân sách.
- Khả năng tăng năng suất lao động của doanh nghiệp vừa và nhỏ khá hạn chế do không tập trung chuyên môn hóa. Đặc điểm thường thấy là một nhân viên phải kiêm nhiệm nhiều vị trí để hoàn thành mục tiêu chung.
- Doanh nghiệp quy mô nhỏ, vừa không đủ năng lực huy động vốn đầu tư, đổi mới công nghệ hay mở rộng sản xuất.
II. Chiến lược quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ hiệu quả
Đứng trước những cơ hội và thách thức, người quản lý doanh nghiệp cần trang bị cho mình nhiều kiến thức, kỹ năng thực tế để dẫn dắt đội ngũ. Trong đó, 5 chiến lược quản trị dưới đây chính là các bước cơ bản nhất doanh nghiệp cần chú trọng.
1. Xác định mục tiêu cốt lõi và chiến lược rõ ràng
Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải đưa ra mục tiêu, kế hoạch kinh doanh và định hướng phát triển từ đầu. Người lãnh đạo, quản lý tiến hành đánh giá kỹ lưỡng những điểm mạnh, điểm yếu của tổ chức. Đồng thời, doanh nghiệp phải phân tích cụ thể về từng đối thủ cạnh tranh trực tiếp, gián tiếp dựa trên xu hướng tiêu dùng.
Nhờ xác định đầy đủ yếu cốt lõi, quá trình quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ mở ra đường hướng hoạt động lâu dài hơn. Từ cấp quản lý đến nhân viên đều nắm được các mục tiêu cần hoàn thành theo từng giai đoạn để gia tăng lợi thế và thu hút khách hàng.
2. Lên kế hoạch tổ chức cơ cấu và số lượng nhân sự
Nhân sự luôn là yếu tố quan trọng giúp hoàn thành nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh. Họ cũng là nguồn lực chủ chốt xây dựng, kiến tạo nên văn hóa doanh nghiệp đoàn kết, từng bước đưa tổ chức tiến xa hơn.
Tuy nhiên, nhiều chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ không chú trọng vào việc quy hoạch nhân sự. Thay vì tạo động lực tự nguyện cố gắng thì người đứng đầu lại tạo ra nhiều áp lực, thúc ép doanh số liên tục.
Chính điều này đã đẩy phong cách quản lý doanh nghiệp trở nên tiêu cực. Nó đe dọa đến hiệu quả công việc và giảm tỷ lệ gắn bó lâu dài của những nhân sự tài năng.
Do đó, các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần xác định rõ tinh thần hoạt động, dự tính số lượng lao động để lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo phù hợp.
3. Đầu tư phát triển Marketing
Trong thời đại công nghệ 4.0, lĩnh vực truyền thông ghi nhận tốc độ bùng nổ đáng kinh ngạc. Công tác quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ vì vậy không thể bỏ qua các hình thức Marketing. Chúng là công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp tăng nhanh nhận diện thương hiệu, tiếp cận lượng lớn khách hàng tiềm năng.
Ở bước này, doanh nghiệp vừa và nhỏ cần xây dựng chiến lược truyền thông, kế hoạch triển khai chi tiết trên từng kênh, từng giai đoạn ngắn hạn, dài hạn.
Đầu tư vào Marketing còn cho phép doanh nghiệp nâng cao mức độ cạnh tranh trước đối thủ. Hệ thống phân phối hình ảnh, thông tin càng chỉn chu, chất lượng thì doanh nghiệp càng dễ dàng khẳng định bản thân trên thị trường.
4. Tập trung vào quá trình sản xuất sản phẩm chủ chốt
Bên cạnh các bước trên, tập trung sản xuất, phân phối những dòng sản phẩm, dịch vụ chất lượng cũng là yếu tố cốt lõi đảm bảo doanh nghiệp phát triển bền vững. Một doanh nghiệp có thể cung cấp một hoặc nhiều sản phẩm, dịch vụ đa dạng.
Thế nhưng, người quản lý phải tìm ra đâu là sản phẩm, dịch vụ chiến lược đem lại nguồn thu chính. Từ đó, doanh nghiệp có căn cứ thiết lập bản kế hoạch tối ưu sản phẩm chủ lực.
Đồng thời, đội ngũ nên kết hợp cải tiến dòng sản phẩm phụ nhằm bắt kịp nhu cầu, thị hiếu. Mục tiêu của việc này là đa dạng hóa sự lựa chọn cho khách hàng, mang lại nhiều giá trị mới cho doanh nghiệp.
5. Học cách quản lý tài chính thông minh
Yếu tố tài chính không thể thiếu khi quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ. Với nguồn vốn hạn chế, người đứng đầu phải thực sự sáng suốt, sử dụng kiến thức quản lý tài chính chính xác.
Chủ doanh nghiệp cần cập nhật dòng tiền mỗi ngày, xác định điểm hòa vốn, hiểu rõ từng chỉ số. Qua báo cáo tài chính định kỳ, doanh nghiệp thực hiện phân tích doanh thu, số tiền lãi, lỗ thường xuyên nhằm kiểm soát chính xác các nguồn tiền.
Nếu có nhiều khoản phát sinh khiến sự ổn định tài chính bị đe dọa, chủ doanh nghiệp sẽ có quyết định cắt giảm chi phí, giải quyết điểm nóng tức thời. Tuy nhiên, các điều khoản đã cam kết với nhân sự, đối tác, khách hàng luôn phải được đảm bảo.
III. Những lưu ý nhà quản trị doanh nghiệp cần chú trọng
Doanh nghiệp vừa và nhỏ phải đối mặt với nhiều thách thức khác nhau. Song, nhà quản trị hoàn toàn có thể vượt qua bằng cách học hỏi, tích lũy kinh nghiệm, nâng cao khả năng phán đoán cùng tầm nhìn xa. Thêm vào đó, các chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng cần ghi nhớ những lưu ý sau để vận hành thuận lợi:
1. Cố gắng khắc phục tâm lý sợ thay đổi
Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt như hiện nay, doanh nghiệp chắc chắn phải liên tục cập nhật, làm mới hoạt động để bắt kịp xu hướng chung. Việc duy trì phương pháp kinh doanh cũ không đủ đáp ứng các yêu cầu tiêu dùng hiện đại hay chạy đua với tốc độ tăng trưởng của đối thủ.
Vì vậy, những nhà quản trị đang lo lắng, e ngại thay đổi sẽ khiến doanh nghiệp bị tụt lại phía sau. Ngược lại, những người đứng đầu sẵn sàng đổi mới, sáng tạo lại có cơ hội tìm thấy hướng phát triển mạnh mẽ hơn.
2. Thiết lập sự kết nối và thống nhất quy trình làm việc giữa các phòng ban
Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban là một trong những điều kiện quan trọng hàng đầu. Nó không chỉ cho phép mọi thành viên giúp đỡ nhau hoàn thành nhiệm vụ mà còn đẩy nhanh tiến độ, đảm bảo thời hạn đề ra.
Trên thực tế, hầu hết doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa có quyết tâm xây dựng hệ thống quy trình bài bản. Tuy nhiên, thiết lập quy trình làm việc liên thông, liền mạch là bước tiến tất yếu nếu doanh nghiệp muốn mở rộng kinh doanh trở thành tổ chức quản trị chuyên nghiệp.
3. Ứng dụng các phần mềm quản trị toàn diện
Các phương pháp quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ thủ công trên giấy nên được loại bỏ hoàn toàn. Trong thời đại 4.0, tất cả doanh nghiệp đều cần chú trọng áp dụng yếu tố công nghệ vào quản trị đồng bộ, thống nhất.
IV. Kết luận
Quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ không phải hành trình dễ dàng. Do vậy, trước khi bắt đầu kinh doanh, người lãnh đạo, quản lý nên trau dồi thêm kiến thức quản trị, kiến thức chuyên môn để thấu hiểu các xu hướng kinh tế thời cuộc. Đặc biệt, việc nắm trong tay những công cụ hỗ trợ thông minh sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru, đạt mục tiêu thành công hơn.
